При організації будь-якого заходу кожен event-менеджер неминуче стикається з дилемою як вкластися в обмежений клієнтом бюджет не на шкоду якості.
Розумний підхід – основна умова будь-якої економії. Не виняток із правил та вибір кейтерінг послуг для майбутньої події.
Ми постаралися зібрати максимально корисні способи та поради від європейських фахівців, які допоможуть вам суттєво знизити передбачувані витрати.
1. Сплануйте event за годинником
Звертайте увагу на часові рамки. Ви можете значно зменшити витрати на послуги кейтерінгу, контролюючи тривалість вашого заходу. Замість звичайної коктейльної години та наступної вечері за банкетними столами, яка триває близько п’яти годин, можна влаштувати фуршетну вечірку, на якій напої та закуски будуть запропоновані гостям протягом трьох чи чотирьох годин.
2. Використовуйте можливості реклами
Якщо ви плануєте масштабний event, то з метою економії ви можете запропонувати кейтеринговим компаніям взяти участь у рекламній акції – запросіть одразу кілька агенцій чи ресторанів із різноманітними етнічними меню та організуйте спеціальне місце для кожного з них. Презентувати таку концепцію можна під гаслом «Кругосвітня подорож». Компанії навряд чи відмовляться від участі у престижному заході, гості якого є цінними клієнтами для їхнього бізнесу. Таким чином, ви зможете знизити загальні витрати до оплати вихідних продуктів та роботи кухарів.
3. Уріжте витрати на робочу силу
При організації невеликих та нечисленних заходів обслуговуючий персонал іноді й не потрібен. Багато кейтерінгових компаній пропонують своїм клієнтам так званий «неукомплектований пакет послуг», що не включає офіціантів, які, найчастіше і складають основну статтю витрат. Після приготування обговореного меню, замовте бокси з фуршетними закусками та сервірування столів, агентство лише дає необхідні поради щодо оновлення частування.
4. Зробіть вибір напоїв менш різноманітним, але привабливішим
Обмежений вибір напоїв у барі є досить ризикованим ходом, тому, якщо ви вирішили заощадити саме на цій статті, варто бути найакуратнішими у виборі. Найлегше обмежити список двома або трьома стандартними напоями, залежно від сезону, та додати в меню один оригінальний коктейль. Завжди можна замінити відомі марки вин та міцних алкогольних напоїв на менш розрекламовані, але не слід перегинати та замовляти неопробовані чи надто дешеві бренди.
